Соглашение с пенсионным фондом об электронном документообороте

Соглашение об электронном документообороте с ПФР можно и даже нужно подписывать организациям и ИП в добровольном порядке. Уже несколько лет за игнорирование принципов электронного взаимодействия с ПФ по ФЗ № 27 от 96 года организациям-нарушителям назначают штрафы.

Что такое ЭДО с ПФР?

система электронного документооборота пфр

Электронный документооборот совершатся в виде обмена данными между контрагентами. В данной ситуации есть две стороны взаимодействия: организация и Пенсионный Фонд. Работодатели вынуждены постоянно подавать информацию по работающим у них гражданам (официально с начислением им налогооблагаемой зарплаты). Форм отчетов несколько. Обязанность сдавать их в электронном виде возникает, если насчитывается от 25 штатных единиц и больше. Она прописана в ст. 8 ФЗ № 27. Но по желанию такое взаимодействие с ПФР разрешено организовать и при меньшем количестве трудоустроенных граждан. Если отчетность отправлена в электронном формате, обязанность ее представления на бумаге отпадает.

Чтобы начать работу в этом направлении требуется подключиться к системе электронного документооборота ПФР. Регламент подключения представлен в ПП №178п от 2020 г. Если говорить проще, то юрлицу предстоит подписать соглашение с пенсионным фондом об электронном документообороте, а также реализовать еще ряд обязательных шагов.

Что нужно для подключения к ЭДО?

Согласно указанному постановлению организация или ИП вправе подключиться к ЭДО. Выполнение последовательности обязательных действий требует регистрации в ПФР, а также наличие ЭЦП. При выполнении всех условий ПФР не вправе отказать в организации ЭДО.

Регистрация в ПФР как работодатель

Для начала страхователю предстоит пройти регистрационную процедуру в Пенсионном фонде. Это происходит автоматически после прохождения первичной постановки на учет. После госрегистрации Налоговая служба в течение одного дня передает сведения в территориальное ПФР. На дальнейшую регистрацию в своей системе ПФР потратит еще несколько дней. После этого сотрудники ПФ отошлют юрлицу или ИП присвоенный регномер и электронную версию документа о регистрации по email.

Усиленная квалифицированная ЭЦП

Для описанной работы юрлицам приходится использовать усиленную квалифицированную подпись. Она заказывается самостоятельно в специализированных центрах, которые имеют аккредитацию в Минкомсвязи. Эта подпись является полноценной заменой подписи, сделанной собственноручно. Она помогает заверять документы для их дистанционной отправки (не только в ПФР).

Отчитывающемуся в ПФ страхователю потребуется назначить лицо, ответственное за организацию использования средств электронной подписи. Данному работнику необходимо оборудовать индивидуальное место со специализированным ПО и защитой доступа. Также потребуется сделать магнитные носители шифроключей, и организовать электронное архивирование. Для последующей поддержки сертификатов ключей ЭП придется заключить соответствующий договор с центром.

Пошаговый алгоритм заключения соглашения

Работодатели вправе самостоятельно инициировать заключение соглашения о дистанционном взаимообмене данными с ПФР. Это не является их обязательством при малочисленном штате. Прямой обязанностью выступает своевременная подача отчетности в государственный орган. Электронный документооборот просто облегчает эту задачу для организации или ИП. Для упрощения работы ведомство имеет инструкцию по взаимодействию с организациями и подписанию соглашения.

Отправка заявление на подключение к ЭДО с ПФР

Для заключения соглашения в местное отделение требуется направить заявление о подключении к ЭДО. В нем придется указать полное название организации и иные сведения о ней реквизиты (ИНН, КПП, регномер от ПФР, юридический и фактический адреса). Кроме этого в отдельном разделе указываются сведения оператора. Это удостоверяющий центр, который реализовывает передачу в ПФ зашифрованной информации.

Скачать бланк заявления
Мнение эксперта
Анна Иванова
Пенсионный юрист
Задать вопрос юристу
Принести заявление должен один из сотрудников организации. Причем с доверенностью, дающей ему полномочия осуществлять такое взаимодействие.

Заполнение соглашения по электронному документообороту

Подключение к электронному документообороту ПФР требует заключения соглашений. В соглашении об электронном документообороте должны быть прописаны правдивые сведения про заявителя.

Перечень обязательных сведений в соглашении:

  1. полное наименование;
  2. регномер в системе пенсионного страхования;
  3. юридический адрес и телефон;
  4. банковские реквизиты.

Также в соглашении прописывается место подачи заявления. Специалисты отделения ПФ могут и лично разъяснить порядок составления данного заявления.

В каждом территориальном отделении могут выявиться свои нюансы по оформлению и порядку подачи заявления, подписанию соглашения. Рекомендуется выяснять их самостоятельно на местах.

Ожидание решения от ПФР

Если в соглашении обнаружатся ошибки или выявится факт о несанкционированном приобретении ЭЦП, Пенсионный фонд не одобрит заявку. Когда работодатель решает сменить удостоверяющий центр, требуется извещать об этом ПФ и снова подавать регистрационную форму.

Установка и настройка ПО

После подписания соглашения с ПФР потребуется установка специальных программ для создания и отправки отчетности в установленных формах. Их можно самостоятельно скачать на официальном сайте ПФР в бесплатном формате. Это проверочные программы и программы для подготовки отчетности.

Данное ПО обеспечивает допвозможности для работодателя:

  • импортирование сведений из файлов разных форматов;
  • импортирование классификатора адресов Налоговой;
  • доступ к распечатыванию форм ПФР-документов;
  • доступ к распечатыванию незаполненных ПФР-формуляров;
  • калькулирование взносов для ИП;
  • администрирование путем ведения электронного журнала.

Программа будет работать на операционной системе Windows.

Можно приступать к работе

После подключения нужного ПО для работы электронной подписи и организации дистанционного взаимообмена данными рекомендуется осуществить тестовую отправку. Отчетность будет подаваться далее в соответствии с действующими нормами.

По результатам программной проверки отчетности ПФР отправляет работодателю протокол контроля в режиме шифрования. Работодатель отсылает обратно протокол контроля, подтверждая получение первичного протокола. При выявлении ошибок в протокол от ПФР включается информация об ошибках. Их необходимо исправить в оговоренные нормативами сроки.

Как отключиться от ЭДО?

Для отключения ЭДО нужно удалиться из списка организаций, взаимодействующих с ПФ по этому вопросу.

Последовательность действий:

  1. Переходим на официальный сайт ПФ и проходим авторизацию в персональном кабинете.
  2. Выбираем раздел «Личный кабинет», а затем нажимаем по вкладке «Управление услугами».
  3. Затем указываем «Обмен с территориальными органами…» и выбираем «Отключить».
  4. Проставляем галочку в пункте о согласии со всеми нормативами и регламентами.

ПФ отправит организации уведомление на электронную почту. В письме прикрепляется инструкция по дальнейшим действиям работодателя.

Список операторов ЭДО ПФР

Организации-операторы электронного документооборота, работающие по России, представлены в таблице.

Название компанийАдреса в разных территориально-административных субъектах
«СКБ Контур»в г.Екатеринбурге: ул.Народной Воли, д.19А
«БЕЛИНФОНАЛОГ»в г.Мск: Подольское ш., д.8, корп.5, оф.444
«ИнфоТеКС Интернет Траст»в г.Мск: Ст. Петровско-Разумовский пр-д, д.1/23, стр.1
«ЭЛБИС»в г.Кемерове: пр. Советский, д.27, офисы 424 и 425
«Компания Тензор»в г.Ярославле: Московский пр-кт, д.12
«КОРУС Консалтинг СНГ»в г.Санкт-Петербурге: Б. Сампсоновский пр-кт, д.68 «Н»
«Такском»в г.Мск: Барыковский пер., д.4, стр.2
«АРГОС»в г.Санкт-Петербурге: Ленинский пр-кт, д.168
«Русь-Телеком»в г.Смоленске: ул. Вяземская, д.42
«Калуга Астрал»в г.Калуге: пер. Теренинский, д.6

Здесь представлен не полный список операторов-организаций. Они присутствуют и в других субъектах России. Подробную информацию можно узнать на сайте Налоговой.

Преимущества электронного документооборота с ПФР

Организованный с ПФР электронный документооборот дает массу преимуществ для пользователей. Работодателю придется осуществить ряд действий, но в целом рабочий процесс на предприятии упростится по многим параметрам после подписания соглашения.

Перечень преимуществ:

  • благодаря такой системе обеспечивается высокая достоверность учета и степень контроля документопотока, гарантируется обязательное соблюдение конфиденциальности;
  • процедура отправления отчетности сильно упрощается — разрешается сделать это в любое время дня;
  • имеется возможность оперативного исправления ошибок отправителем документации, если ПФ обнаружило таковые;
  • для сотрудников финансового отдела отпадает необходимость посещения госведомства;
  • при отправлении отчетности страхователь получает информацию о результате ее приема и может впоследствии внести нужные корректировки;
  • появляется возможность создания электронных архивов.

Электронный документооборот удобен не только для работодателей, но и для самого госведомства. Специалисты ПФ также заинтересованы в оперативном получении документации. Тем более такая система обмена данными уменьшает риск по совершению работодателями ошибок в документах. Формируется оптимальный уровень рабочей нагрузки специалистов ПФ.

Поставьте вашу оценку
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
ПФР Кабинет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.