Трудовая книжка в электронном виде (ЭТК)

С начала 2020 года в России введена в оборот электронная трудовая книжка – цифровой документ, свидетельствующий о рабочей деятельности каждого гражданина. Прежние бланки такого образца заполнялись исключительно в бумажном варианте, что создавало неудобства в кадровом учете и при организации доступа к справкам.

Теперь необходимые данные хранятся на информационных ресурсах ПФР, а выписки для заполнения нужных полей передаются ответственными лицами в удаленном формате.

Электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это документ, в рамках которого присутствуют достаточно подробные сведения о деятельности каждого человека, работавшего в России на официальной должности в любой компании. В качестве места для хранения таких справок используются базы Пенсионного фонда, для доступа к которым достаточно обладать каналом выхода в интернет.

В отличие от бумажного аналога, цифровое свидетельство включает информацию только от 2020 года. В этот период на территории государства вступил в силу Федеральный закон №539-ФЗ, регламентирующий правила взаимодействия с ЭТК.

Что это такое?

Цифровой аналог обыкновенного бумажного документа включает в себя информативную выписку о рабочей деятельности конкретного гражданина Российской Федерации.

Чтобы понять, что такое электронная трудовая книжка, следует внимательно посмотреть на список отражаемых в ней данных:

  1. фамилия, имя и отчество;
  2. место работы;
  3. должность;
  4. структурный отдел предприятия;
  5. дата приема на работу и увольнения;
  6. дата перевода на другие должности;
  7. причины прекращения трудовых отношений;
  8. данные о пройденных квалификационных курсах и пр.

Все поля свидетельства заполняются на основании информации, представляемой работодателями сотрудникам Пенсионного фонда.

Преимущества

Электронизация – это процесс, характеризующий практически все виды работ в XXI веке. Современные компьютерные и сетевые технологии позволяют создавать системы цифрового документооборота, с помощью которых упрощается доступ к любым типам данных.

Все преимущества электронных вариаций бумаг применимы и к понятию ЭТК:

  • оформление пенсионного пособия в удаленном формате;
  • максимальное упрощение процессов подачи заявок на социальные выплаты;
  • тривиальный способ быстрого получения нужных выписок;
  • функционал, связанный с подачей заявки на вакансию в удаленном формате;
  • снижение общего количества помарок в документации;
  • система надежного хранения электронных бумаг, без случаев несанкционированного просмотра данных посторонними.

Цифровые документы – это удобный способ обращения с бумагами, внедряемый практически повсеместно.

Недостатки

Однако, несмотря на все преимущества электронных трудовых книжек, процесс перехода на цифровую систему взаимодействия с бланками подобного формата также привел к образованию некоторых проблем.

К числу минусов, выделяющихся у ЭТК, относятся:

  1. отсутствие информативных выписок о деятельности до 2020г;
  2. невозможность внесения данных о присвоении производственных наград;
  3. увеличение рисков, связанных с возможностью полной утраты информации.

Внедрение системы ЭТК поставило в непростое положение работодателей, сотрудники которых захотели оставить трудовую книгу в прежнем, бумажном виде. Ответственные отделы таких компаний получили дополнительные обязанности по передаче информации для заполнения документации сразу в двух форматах.

Где и как посмотреть трудовую книжку в электронном виде

Просмотреть выписку из ЭТК могут работники частных и государственных предприятий, выбравшие цифровой метод ведения бумаг. У людей, не подавших такого заявления на имя руководителя организации, познакомиться с электронным документом не получится.

где смотреть трудовую книжку в электронном виде

Одно из преимуществ ЭТК – это упрощенная система просмотра и взаимодействия с документацией. Чтобы посмотреть подробные информативные блоки цифровой ТК, сотрудники компаний могут использовать пять способов:

  • официальный портал Госуслуги;
  • многофункциональный центр МФЦ;
  • отдел кадров в организации;
  • структурное подразделение ПФР;
  • официальный сайт Пенсионного фонда.

Удаленный доступ к ЭТК – простой способ получения нужных данных. Для задействования сайта Госуслуги и официального портала ПФР понадобится только компьютер и канал доступа в интернет. Трудовая книжка в электронном виде предоставляется по удобной для изучения и использования технологии.

Сайт ПФР

Легкий вариант просмотра информации из электронной трудовой книжки заключается в использовании официального портала ПФР. Для того чтобы получить выписку из ЭТК в таком формате, нужно:

  1. Перейти на сайт Пенсионного фонда.
  2. Щелкнуть по вкладке «Личный кабинет».
    лк пфр
  3. Пройти авторизацию с помощью логина и пароля или аккаунта на сайте Госуслуги.
    авторизация на госуслугах
  4. Нажать на раздел «Заказать справку».
    Заказать справку (выписку): о трудовой деятельности

Выписка будет отправлена в один из разделов личного кабинета, а также придет в сообщении на электронную почту, привязанную к аккаунту.

У работодателя

Еще один простой способ получения выписки из – взаимодействие с непосредственным работодателем. Если в компании есть отдел, занимающийся кадровыми вопросами, следует направиться именно туда. Также можно попробовать посетить отдельного человека – ответственное лицо, решающее аналогичный перечень кадровых задач.

Существует один нюанс, касающийся просмотра ЭТК с помощью работодателя. Руководство компании может показать выписку только за тот период, в рамках которого сотрудник находится на должности в этой организации. За прочее время у фирмы данных нет – эту информацию придется собирать иными путями.

Собирать части выписок у нескольких организаций чрезвычайно неудобно. Вследствие такого положения дел, просмотр и загрузку ЭТК все-таки лучше организовать с помощью цифровых информационных систем на сайтах ПФР и Госуслуги. На вопрос о том, как посмотреть электронную трудовую книжку, лучше всего отвечать с задействованием компьютера и интернета.

Получение электронной трудовой книжки

Процедура по получению электронной трудовой книги не обладает набором каких-либо сложных для понимания или реализации вещей. Все процессуальные мероприятия регламентируются Федеральным законом №539-ФЗ, тезисы которого описывают всю систему ЭТК в целом.

Причем такая деятельность легка не только для сотрудников, но и для работодателей. Организации, опирающиеся на представленные правительством рекомендации, без труда переведут данный раздел документооборота в цифровой формат.

Процедура перехода

Вся процедура перехода на систему ЭТК проще всего рассматривается со стороны работодателя. По нормативам федерального законодательства, каждая компания, в срок до 01.01.2020 года должна:

  1. Внести изменения в локальные нормативные акты, определяющие нормы и правила работы организации. Реформации затрагивают все аспекты, касающиеся трудовых книжек.
  2. Подготовить средства технического взаимодействия с информационными ресурсами Пенсионного фонда. Подключиться к системе цифрового документооборота и отработать процедуру предоставления отчетности.
  3. Разобраться с правилами оформления форм СТД-Р и СЗВ-ТД. За нарушение регламентов в данной области ответственное лицо может получить административное взыскание в виде штрафа.
  4. Письменно сообщить персоналу о переводе компании на новую систему, составив соответствующее уведомление.
  5. Получить от каждого сотрудника заявление, в рамках которого человек указывает предпочтительный способ ведения документов. Работники могут выбирать между прежним, бумажным и новым, электронным видом свидетельств.

На реализацию всех мероприятий отводится ограниченное время. Как уже говорилось ранее, предприятия должны отчитаться по проделанной работе не позже 1 января 2020 года.

Заявление

Один из основополагающих моментов во всем процессе перевода организации на систему ЭТК – это заявления от сотрудников. В рамках данной бумаги все работники, находящиеся в отношениях с компанией на основаниях трудовых и гражданско-правовых договоров, указывают предпочтительный способ ведения документации. Граждане могут выбирать между цифровыми и бумажными трудовыми свидетельствами в произвольном порядке, по собственному желанию.

  1. Загрузить образец заявления о переходе на ЭТК можно по этой ссылке.
  2. Скачать заявление о ведении бумажного документа можно на этой странице.

Предприятие сможет завершить переход на систему электронных трудовых книжек исключительно после получения отчетов от всех действующих сотрудников.

Популярные вопросы

Разберем несколько часто задаваемых вопросов.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку?

Электронная трудовая книжка – это документ, обладающий множеством преимуществ:

  • быстрый доступ к информации;
  • просмотр выписки в удаленном формате;
  • возможность дистанционного устройства на работу;
  • надежная защита информации от несанкционированного просмотра;
  • практически полное исключение случаев утраты данных и пр.

Современные системы цифрового документооборота предлагают пользователям набор выгодных достоинств. Применяя их с умом, люди могут сильно сократить траты времени на бюрократию.

У кого имеется доступ к электронной трудовой книжке?

Каждый работник, перед тем как подать заявление на трудовую книжку в электронном виде, может закономерно поинтересоваться, кому будет предоставлен доступ к этому документу. Надежная система цифрового хранения свидетельств основана на технологиях, использующихся для защиты данных Пенсионного фонда.

Мнение эксперта
Анна Иванова
Пенсионный юрист
Задать вопрос юристу
По закону, просматривать выписку из ЭТК может только обладатель бумаги, с помощью средств дистанционного обращения или через отделения ПФР. При этом благодаря средствам информационной безопасности, правительство надежно обезопасило документацию от случаев несанкционированного вмешательства.

Есть ли отличия в выписке состояния лицевого счета между бумажной и электронной версией?

По закону, расхождений в информативных данных о состоянии лицевого счета между бумажной и электронной версией ТК быть не должно. Именно на основании данного правила работает законодательная база по оформлению трудового пенсионного пособия в дистанционном, удаленном формате.

Какую книжку предъявлять при трудоустройстве?

На данный вопрос может ответить сам потенциальный работодатель в момент предварительного собеседования. Фактически, возможному сотруднику следует использовать официальную выписку из электронного бланка, так как в ней не отражены причины ухода с предыдущей должности.

Заключение

Электронная трудовая книжка – это удобный и простой в обращении документ, облегчающий процедуры по поиску работы и увольнению. Ведение такого свидетельства не потребует от сотрудников дополнительных мероприятий, так как предоставлять нужные данные обязан работодатель.

Поставьте вашу оценку
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
ПФР Кабинет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.