Переход на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

По правилам, установленным в Федеральном законе №539-ФЗ, работодатели должны заниматься оформлением трудовых книжек в цифровом формате. С декабря 2020 года все задачи по передаче данных о рабочей деятельности сотрудников решаются посредством удаленных технологий и дистанционных систем ПФР. При этом работники организаций могут выбирать, оставить ли им документ в бумажном виде, или начать использование нового, более современного варианта. Переход на электронные трудовые книжки сопоставлен с большим количеством различных изменений в трудовом законодательстве.

Сроки перехода на ЭТК

Основной правовой норматив, в рамках которого установлены все регламенты обращения с современными электронными книжками – это Федеральный закон №539-ФЗ. Документ, вступивший в юридическую силу 16 декабря 2019 года, предлагает всем организациям начать использование цифровой системы отчетности о деятельности людей, работающих в фирме на основании трудовых и гражданско-правовых договоров.

Правительственное постановление включает в себя и сроки перехода на ЭТК. По закону, до 1 января 2020 года все работодатели должны предоставить в ПФР данные о том, в каком виде работники хотят взаимодействовать с трудовыми книгами. Сотрудники предприятий могут выбрать как бумажный, так и электронный вариант, написав соответствующее заявление на имя руководителя частной или государственной компании.

Таким образом, сроки перехода на электронные трудовые книжки подходят к концу 1 января 2020 года. Организации, не передавшие нужные информационные выписки в структуры ПФР в указанное время, получат соответствующие административные замечания. С 2021 года у специалистов, устраивающихся на предприятия, не будет возможности выбора формата ведения ТК. С этого момента все документы ведутся исключительно в электронном варианте.

Пошаговая инструкция по переходу на ЭТК для работодателей

Федеральный закон №539-ФЗ, помимо основных нормативов, касающихся использования и взаимодействия с ЭТК, включает в себя приложение с подробной инструкцией по переходу на цифровой документооборот такого формата. Рекомендации, прописанные в пошаговом порядке, помогут работодателям избежать проблем, связанных с задействованием новой, современной системы.

1. Издать приказ

Первое, чем должен заняться руководитель после принятия решения по переходу на ЭТК – это издать соответствующие приказы:

  1. об утверждении плана соответствующих мероприятий;
  2. о возведении некоторых сотрудников в статус ответственных лиц.

На этом начальный этап закончен, можно переходить к дальнейшим процессуальным действиям.

2. Изменения в локальных актах

Следующий этап – внесение изменений в локальные акты. Документы, определяющие правила функционирования всей организации, подвергаются реформации в следующем порядке:

  • инструкции должностных лиц;
  • графики документооборота;
  • прочие бумаги, включающие в себя в себя информацию о трудовых бланках.

В перечень документов, нуждающихся в пересмотре, входят всевозможные правила трудового распорядка, инструкции по реализации делопроизводства и пр.

3. Техническая готовность

Создание и проверка технической информационной системы для обмена данными с едиными базами Пенсионного фонда России. Система электронного документооборота с ПФР включает в себя огромное количество особенностей, предлагая пользователю функционал, который касается и ЭТК.

4. Разработка формы уведомления и заявления

Законодательные нормы не предлагают конкретного образца документа, с помощью которого работодатели должны уведомить сотрудников о грядущих переменах. Также в правовых регламентах отсутствуют точные форматы заявлений, используемых специалистами бренда для принятия решения по поводу бумажной или электронной трудовой книжки. Заняться разработкой образцов таких свидетельств должно руководство организации или ответственный за подобную работу отдел.

5. Проверка бумажных книжек

Незадолго до перехода на электронную систему, следует внимательно просмотреть бумажные трудовые книжки действующих сотрудников предприятия. Также стоит проверить корректность внесенных данных и соблюдение регламентов заполнения у бланков, в данный момент находящихся в архивах.

6. Подготовка к сдаче отчетности

По новому федеральному законодательству, с 2020 года все страхователи должны ввести в оборот современные средства отчетности:

  1. форму СЗВ-ТД, отправляемую в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за периодом отчета;
  2. форму СТД-Р, используемую для выдачи сотрудникам, например, при увольнении или смене должностных обязанностей.

Просмотреть регламенты, касающиеся представленных отчетных форм, можно в соответствующем разделе Федерального закона №539-ФЗ.

7. Уведомите работников о переходе на ЭТК

В соответствии с законом, каждая компания должна уведомить сотрудников о переходе на систему ЭТК, предоставив людям выбор между бумажными и цифровыми свидетельствами. Оповещение работающих на предприятии лиц также проводится с помощью специализированного документа. Федеральное законодательство не устанавливает образец и правила заполнения такой бумаги, вследствие чего созданием этих моментов должны заниматься ответственные лица самой компании.

Скачать образец уведомления

8. Прием заявлений от работников

Как уже говорилось ранее, заявление о переходе на электронную трудовую книжку – это документ, образец заполнения которого устанавливает каждая организация в самостоятельном порядке. Однако можно использовать и общий бланк, загрузить который можно по кнопке ниже.

заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Скачать бланк

9. Выдача бумажных трудовых книжек на руки

Каждый сотрудник предприятия, сделавший выбор в пользу электронной трудовой книги, получает прежний бумажный документ на руки для хранения в собственном, произвольном порядке. Реализация выдачи таких свидетельств выполняется исключительно в подписном, подотчетном порядке, с занесением в документ записи о проведении соответствующих процедур.

На каких работников оформляется форма СЗВ-ТД в 2022 году?

Форма СЗВ-ТД – это документ, необходимый для создания и заполнения с внесением данных всех лиц, заключающих или прерывающих отношения с организацией.

Такую бумагу нужно предоставлять работникам в следующих случаях:

  • прием на рабочую должность;
  • увольнение с утерей статуса действующего сотрудника;
  • перевод на иную должность в рамках одной компании;
  • в момент подачи заявления о выборе электронной или бумажной системы ведения трудовых бланков.

Выдача трудовой книжки при переходе на электронную систему – это процедура, в рамках которой специалисты бренда также должны получать форму СЗВ-ТД.

Штраф за непредставление СЗВ-ТД

Несоблюдение регламентов, касающихся формы СЗВ-ТД – это административное правонарушение, наказания за которое прописаны в ст. 15.33 КоАП России. В качестве меры взыскания может использоваться штраф на сумму 300-500 рублей, взиматься который будет не с организации, а именно с ответственных лиц.

Мнение эксперта
Анна Иванова
Пенсионный юрист
Задать вопрос юристу
Несоблюдением регламентов считаются как случаи не предоставления СЗВ-ТД, так и просрочка нужных бланков. Также наказанию подвергнутся лица, заполнившие форму в некорректном формате, с использованием ложных или неправильных сведений.

Популярные вопросы

Рассмотрим несколько часто задаваемых вопросов.

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки?

Переход на систему цифрового документооборота – это повсеместная инициатива, применяемая в самых разных отраслях правительственной работы. Использование электронных трудовых книжек позволяет упростить многие процессы, связанные с необходимостью предоставления, заполнения и хранения отчетности. С 2020 года каждая компания должна перейти на систему ЭТК, без каких-либо сопутствующих исключений.

Что делать с сотрудниками, которые сохранят бумажные ТК?

По закону, сотрудники, подавшие соответствующее заявление до 1 января 2020 года, могут сохранить трудовые бланки в прежнем, бумажном формате. Тогда ответственные лица организации должны оформлять документы, как в классической, так и в электронной вариации. При этом, людям, предоставляющим заявление о желаемом виде ведения ТК, обязательно выдается форма СЗВ-ТД, с соблюдением всех правил заполнения бумаги.

Заключение

На вопрос о том, как работодателю перейти на электронные трудовые книжки, подробно отвечает основной правовой регламент, представленный в Федеральном законе №539-ФЗ. Справиться с задачами по внедрению еще одного блока системы цифрового документооборота достаточно просто. При появлении различных вопросах, связанных с ЭТК, а также с формами СЗВ-ТД и СТД-Р, можно обращаться к нормативному первоисточнику.

Поставьте вашу оценку
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
ПФР Кабинет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.